Total seriöser Ratgeber für gutes Zeitmanagement

Datum

31. März 2017

Stressige Termine, unlösbare Extrawünsche und knappe Deadlines – das Agenturleben ist durchzogen von turbulentem Alltag und verlangt von Mitarbeitern und Chefetage Kreativität auf Knopfdruck – meist in einem Bruchteil der veranschlagten Zeit. Um selbst in Hochphasen beim Kunden zu bestehen, sollte jede Agentur auf ein effizientes Zeitmanagement setzen. Wie man im Handumdrehen wertvolle Zeit gewinnt, während der Abgabetermin unmittelbar im Nacken sitzt, zeigen die folgenden fünf Werkzeuge.

1. Senden Sie die richtigen Signale

Die E-Mail ist das wichtigste Kommunikationsmittel zwischen Agentur und Kunde. Denn neben schriftlichen Mitteilungen und der Übertragung von Daten, bietet die elektronische Post einen ganz entscheidenden Pluspunkt, um kostbare Stunden im Überlebenskampf zwischen Terminstress und Feierabend zu gewinnen. Sollten Sie wieder einmal fünf Minuten vor Abgabe merken, dass Ihnen knapp vier Stunden Arbeitszeit für die Fertigstellung der Pressemitteilung fehlten – kein Problem. Senden Sie Ihrem Auftraggeber die erwartete E-Mail zum Terminschluss. Erläutern Sie alle Gedanken zum Projekt, beschreiben Sie detailliert die Umsetzung und ganz wichtig, verweisen Sie auf die Ergebnisse im Anhang. Was Sie dabei keinesfalls tun sollten: den Anhang mitsenden! Während der Kunde verwirrt nach dem Anhang sucht und Ihnen per Mail Antwortet, haben Sie genügend Zeit in aller Ruhe das Projekt fertigzustellen.

2. Machen Sie alles richtig falsch

Eine ähnliche effektive Methode basiert auf dem ersten Tipp, funktioniert aber speziell dann, wenn man Behörden oder Ämter zu seiner Kundschaft zählen kann. Einzige Voraussetzung: Sie arbeiten mit einem Mac, während der Auftraggeber ausschließlich auf Windows setzt. So können Sie problemlos Tabellen, Text- oder Präsentationsdateien aus dem Hause Apple an Windowsnutzer schicken, ohne das Ihr Kunde am anderen Ende etwas damit anfangen kann. Zack, wieder mehr Zeit für die Finalisierung des Projektes. Doch Vorsicht: Umgekehrt funktioniert dieses System nicht, da hauseigene Apple-Programme wie Pages, Numbers oder Keynote in der Regel selten Probleme damit haben, Word, Excel oder OpenOffice-Dateien zu öffnen.

3. Machen Sie das, was Sie können – nicht mehr

Der Chef hat Ihnen eine lästige Aufgabe auf’s Auge gedrückt? Tipp: Verweisen Sie auf Ihren eigentlichen Kompetenzbereich, aber erledigen Sie die Anforderungen trotzdem. Nein, Sie haben sich nicht verlesen. Nur so zeigen sie Engagement und Ihr Vorgesetzter wird Ihren Mut zu schätzen wissen. Bauen Sie aber dennoch – gewollte oder ungewollt spielt keine Rolle – kleine Fehler ein. Sollte in Zukunft ein ähnlicher Auftrag ins Haus flattern, wird sich Ihr Projektleiter zweimal überlegen, ob er Ihnen die Verantwortung für dieses Projekt überlasst. So knacken Sie in Zukunft ganz entspannt Ihren aktuellen Angry Birds Highscore.

4. Kollegen helfen immer gern

„Klar kann ich Ihnen das Dokument kurzfristig morgen Vormittag zusenden.“ Beenden Sie solche Sätze immer mit einem deutlichen Husten am Ende des Telefonates und ziehen noch einmal gekonnt die Nase hoch. Dann können Sie in aller Ruhe die Fertigstellung Ihrer eigentlichen Projekte angehen. Am nächsten Tag erklärt Ihr Kollege Ihrem Kunden gern, dass Sie heute krankgeschrieben zu Hause verbringen und die Vertretung leider keinen Zugriff auf den aktuellen Arbeitsstand hat. Hier gilt die Faustregel: Jeweils ein Kollege pro Monat und immer fair abwechseln.

5. Beweisen Sie Ausdauer

Der letzte Tipp für gutes Zeitmanagement ist zugleich auch der wichtigste. Dabei ist allerdings Fingerspitzengefühl gefragt. Droht Arbeit, die Ihrer Meinung weder für das Unternehmen, für Ihren Kunden, noch für die Lösung der Aufgabe wichtig ist, sitzen Sie die Aufgabe einfach aus. Am Ende kräht vermutlich kein Hahn mehr danach. Und sollte dennoch jemand darauf kommen, argumentieren Sie einfach damit, dass es sowieso nicht so wichtig war.